L'ère numérique a transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs documents. Si auparavant tout passait par des classeurs, des armoires de rangement et des piles de papier, aujourd'hui, la digitalisation propose des solutions bien plus efficaces et qui facilitent le travail. Pourtant, trop d'entreprises ont encore des difficultés dans la transition papier vers le numérique et cela entraîne une perte de temps et d'efficacité. Dans ces cas-là, il devient urgent d'adopter une approche plus structurée et c'est précisément ce dont je vais aborder dans cet article.
Les enjeux de la dématérialisation des documents en entreprise
Les enjeux de ce processus sont bien plus qu'un passage au format numérique. Il s'agit ici d'un enjeu stratégique pour améliorer l'organisation et la productivité des entreprises. La gestion des données, la sécurité des informations et l'accessibilité des fichiers sont indispensables pour réorganiser notre façon de traiter les informations.
Un volume croissant de documents à gérer
Peu importe leur taille, chaque entreprise traite une grande quantité de documents chaque jour. Et quand on parle de documents, il ne s'agit pas seulement des factures ou des contrats, mais aussi de nombreux autres fichiers essentiels à son bon fonctionnement. Parmi les documents, nous retrouvons :
- Des contrats : avec chaque partenariat ou collaboration, des contrats sont signés et ils doivent être archivés, tout en restant accessibles en cas de besoin.
- Factures et documents : la gestion des finances nécessite un suivi rigoureux de la facturation, des paiements et des devis.
- Courriers et e-mails : même si beaucoup de correspondances sont aujourd'hui numériques, elles restent une source importante d'informations stockées.
- Combiner plusieurs fichiers PDF : cette technique sert à fusionner des documents pour regrouper les informations et simplifier la gestion des fichiers
La gestion traditionnelle en format papier entraîne des coûts élevés et des risques d'erreurs. Par exemple :
- Coût de stockage : les archives physiques sont souvent encombrantes, sans compter les loyers pour stocker les documents.
- Perte de temps : il est parfois difficile et épuisant de chercher un document précis dans une montagne de papiers. De plus, si vous avez un serveur mal organisé, cela peut prendre des heures.
- Risque d'erreur : il n'est pas rare de retrouver des doublons, des documents mal classés ou même perdus. Tout cela entraîne des problèmes administratifs et financiers.
Sécurité et accessibilité : des défis majeurs
Scanner et stocker les documents dans un dossier ou sur un ordinateur est une chose, mais encore faut-il s'assurer qu'ils soient bien protégés et facilement accessibles aux personnes concernées. En mettant en place une gestion performante, les entreprises peuvent répondre à ces enjeux et fluidifier leur organisation.Voici mes conseils pour sécuriser les données :
- Trouvez une protection contre le vol, la perte ou l'altération des documents.
- Assurez-vous de faire un chiffrement des fichiers et une authentification des utilisateurs
- Les sauvegardes régulières permettent d'éviter les pertes définitives des données
En ce qui concerne l'accessibilité :
- Les équipes en télétravail ou en déplacement doivent avoir accès facilement aux documents
- Il faut établir un partage simplifié avec les collaborateurs et les partenaires
- Le système d'indexation permet une recherche rapide et efficace
Les avantages de la dématérialisation pour la productivité des entreprises
Les avantages de la dématérialisation se distinguent dans l'efficacité des équipes et dans la fluidité des procédures. Certes, c'est un gain de place, mais c'est aussi une transformation au niveau de l'entreprise en général.
Gain de temps et automatisation des processus
Rien de tel qu'un document mal rangé ou retaper des données pour vous faire perdre un temps précieux. Alors qu'avec la dématérialisation, les entreprises peuvent booster leur productivité.
- Cela permet de réduire le temps de recherche des fichiers, car un document bien indexé est retrouvable en l'espace de quelques secondes.
- Automatisation des classements : grâce aux outils de GED (Gestion Électronique des Documents), les workflows et les fichiers se rangent automatiquement dans les bons dossiers.
- Mettre en place des signatures électroniques : cette méthode met fin aux impressions inutiles et aux délais liés aux envois postaux
Réduction des coûts et amélioration de l'efficacité
Qui dit moins de papier, dit moins d'espace de stockage et moins de frais d'envoi. La méthode de dématérialisation permet ainsi de faire des économies :
- Moins de dépenses en matériel : plus besoin d'acheter des tonnes de papier, d'encre ou de classeurs.
- Réduction des coûts de stockage : les archives numériques prennent bien moins de place que des salles remplies de dossiers.
- Plus de réactivité : accéder rapidement aux documents permet de prendre des décisions plus rapides
Les solutions numériques pour optimiser la gestion documentaire
Aujourd'hui, il existe de nombreuses solutions pour numériser et organiser ses documents efficacement, comme des logiciels et des outils de fusion.
Les outils de GED et de conversion de fichiers
Parmi les logiciels les plus populaires, on retrouve :
- GED (Gestion Électronique des Documents) : SharePoint, Google Drive, Dropbox, OpenText.
- Outils de conversion et de fusion de documents : PDFCreator, Adobe Acrobat, Smallpdf.
Ces outils sont des solutions qui vont vous permettre de focaliser les fichiers, de les organiser efficacement. Avec cette méthode, vous pourrez également partager vos données facilement et en toute sécurité.
Comment choisir le bon outil pour son entreprise ?
Cependant, avant d'adopter une solution, je vous recommande de vérifier plusieurs critères :
- Facilité d'utilisation : avoir une interface intuitive est important pour éviter une longue période d'apprentissage. Il faut aussi qu'il soit compatible avec les logiciels existants.
- Sécurité et respect du RGPD : le règlement général sur la protection des données renforce les droits et aide les entreprises, publiques ou privées, à se responsabiliser en traitant les données
- Automatisation : intégration avec les processus existants pour gagner en efficacité
Les bonnes pratiques pour une transition numérique réussie
Mettre en place une gestion numérique ne se fait pas du jour au lendemain. Il est essentiel d'adopter une bonne stratégie pour avoir de meilleurs résultats.
Mettre en place un plan de digitalisation adapté
Avant toute chose, il faut évaluer les besoins de l'entreprise et gérer les documents à numériser. La sensibilisation et la formation des équipes à l'utilisation de ces nouveaux outils numériques sont des étapes progressives et importantes. Si cette méthode est bien encadrée, elle peut devenir la clé d'une transition réussie.
Optimiser l'archivage et la gestion des documents numériques
L'organisation est primordiale ; l'adoption d'une politique de classement claire et une automatisation des tâches récurrentes peuvent garantir un accès rapide et fiable aux documents et limiter les interventions humaines.
Au niveau de la productivité, la dématérialisation des documents représente un atout majeur pour les entreprises. Elle permet de gagner du temps, d'améliorer la sécurité des données et de réduire les coûts du papier et du stockage des matériaux. Bien sûr, la transition doit être bien pensée et accompagnée des bons outils numériques. De toute évidence, les entreprises qui adoptent ces solutions gagnent en efficacité et en compétitivité. Alors, pourquoi attendre pour franchir le cap de la digitalisation ?
Conférencier,
Expert en droit des affaires
