En matière d’entrepreneuriat, la grande difficulté n’est pas souvent de créer l’entreprise. Une fois l’étape de la création terminée, l’entreprise va évoluer et au fur et à mesure qu’elle grandit, un défi va naître : former et maintenir sur le long terme une main-d’œuvre performante dans la collaboration et le travail d’équipe. L’entreprise est un ensemble composé de plusieurs personnes, plus services, plusieurs départements et plusieurs fonctions. Lorsque ces différentes entités travaillent ensemble, elles contribuent au rayonnement des activités de la société et à son succès. Ainsi, il est impossible pour un seul département ou un seul service de faire tourner l’entreprise et de la faire avancer. Découvrez dans cet article la définition du travail en collaboration, les avantages du travail collaboratif et les différents outils collaboratifs dédiés aux entreprises.
C'est quoi travailler en collaboration ?
En entreprise, la collaboration fait référence à une situation dans laquelle les employés issus de divers services travaillent ensemble pour l’atteinte d’un objectif commun ou pour produire des résultats à long terme. Le travail en collaboration désignerait donc la capacité des individus, en l’occurrence les salariés, à travailler en groupe, à s’unir et à collaborer pour faire rayonner la société pour laquelle ils travaillent ou pour réussir un projet.
Pour une collaboration efficace et efficiente, quelques qualités sont requises, à savoir :
- L’écoute et la communication
- Une grande tolérance envers les autres
- La capacité à comprendre les objectifs communs
- Une grande créativité, etc.
Le travail collaboratif repose sur la synergie d’équipe.
Un travail collaboratif efficace repose avant tout sur la synergie d’équipe. La synergie d’équipe reprend l’idée selon laquelle : « le tout est plus que la somme des parties ». Dire d’une équipe qu’elle est en totale synergie voudrait dire qu’elle est parfaitement synchronisée, les liens existants entre les différentes parties prenantes sont solides et ces dernières sont capables de communiquer efficacement et avancer dans la même direction.
Comment mettre en place une stratégie efficace de travail collaboratif ?
Généralement, il revient au dirigeant et aux chefs des équipes de créer le lien entre les différentes parties prenantes. Pour mettre en place une stratégie de travail collaboratif efficace, voici la démarche à suivre :
- Définir et communiquer la vision de l’entreprise
- Fixer les objectifs réalistes
- Organiser des réunions de manière responsable
- Comprendre les forces individuelles de chaque personne
- Valoriser la diversité et promouvoir la culture d’intégration
- Encourager la créativité et l’esprit de critique
- Récompenser les efforts
- Montrer l’exemple à travers les actions
- Encourager le partage des connaissances et la rétroaction
Une stratégie claire optimise la collaboration.
Créer un environnement qui stimule et encourage le travail collaboratif ne se fait pas du jour au lendemain. Chaque étape s’accompagne de son lot de difficulté, mais sachez qu’une stratégie claire vous aidera à avancer un peu plus vite. Comme précisé un peu plus haut, votre démarche s’accompagnera de plusieurs actions. Il faudra par exemple définir et communiquer la vision de la société, fixer des objectifs clairs et réalistes, comprendre les forces de chaque membre de l’équipe, etc.
Quels sont les avantages du travail collaboratif en entreprise ?
Si de plus en plus d’entreprises incitent au travail collaboratif, c’est parce qu’elles ont compris son importance et les bénéfices qu’elles peuvent tirer de cette démarche. Si vous hésitez encore à faire le grand saut, voici quelques raisons qui vont définitivement vous convaincre :
- Encourager une compétition saine : au sein de l’entreprise, le travail collaboratif favorise la compétition saine. Il est un moyen, via lequel chaque salarié peut se dépasser et s’améliorer, ce qui peut conduire à une vraie dynamique collective.
- Favoriser le partage des connaissances : une équipe collaborative est composée des talents de différents horizons, des savoir-faire, des formations et des expériences diverses. En facilitant le transfert et le partage des connaissances, on assiste à la naissance d’une intelligence collective indispensable à l’atteinte des objectifs.
- Booster la productivité : lorsque les collaborateurs ont le sentiment de faire partie d’une équipe, ils sont moins enclins à abandonner à la moindre difficulté. Par loyauté envers leurs collègues, ils feront plus d’efforts pour ne pas laisser tomber les autres.
- Simplifier la résolution et la gestion des problèmes : une équipe collective résout les problèmes de façon collective. Chaque personne apporte ses idées et ensemble, on trouve une solution adaptée à la situation.
- Permettre aux collaborateurs de s’enrichir mutuellement : le travail collaboratif permet aux collaborateurs d’apprendre les uns des autres et de s’enrichir mutuellement.
Le travail collaboratif stimule l’innovation.
En plus des avantages précédemment cités, il faut savoir que le travail collaboratif stimule l’innovation. En effet, en faisant collaborer des personnes de profils différents, par exemple lors des réunions, des compétitions ou des séances de brainstorming, les idées qui naissent au fil des échanges sont souvent innovantes et peuvent permettre de trouver des solutions novatrices.
Quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour les entreprises ?
Pour faciliter le travail collaboratif en entreprise, différents outils peuvent être utilisés :
- Les suites bureautiques partagées : elles facilitent la communication entre les collaborateurs, fournissent différentes fonctionnalités pour monter un projet et permettent aux équipes de travailler simultanément sur un même document. À titre d’exemple, on peut citer Google Docs et la suite Office (Microsoft office, Word et Excel).
- Les outils de partage de documents et de fichiers : dans cette section, on peut citer LockTransfer qui permet de partager les documents de façon sécurisée.
- Les plateformes de communication en ligne : elles rassemblent les applications de messagerie instantanée et les logiciels de visioconférence (Skype et Slack).
- Les outils de gestion de tâches et de projets (Wrike et monday.com)
- Les plateformes collaboratives (Acollab, Atolia, Wimi et SharePlace).
Les outils collaboratifs transforment la dynamique d’équipe.
Très brièvement, un outil collaboratif est un support numérique qui facilite la communication et les échanges en interne. Les outils collaboratifs transforment la dynamique d’équipe dans la mesure où ils optimisent l’organisation des tâches, facilitent l’accès aux informations en temps réel, améliore la réactivité et les méthodes de travail.
En définitive, les outils collaboratifs permettent de profiter de nombreux avantages. Entre autres, ils permettent de gagner en temps, d’augmenter la productivité des équipes, de faciliter le partage des connaissances et de simplifier la résolution des problèmes. Si vous êtes sur le point de créer votre entreprise, n’oubliez d’intégrer dans votre stratégie des outils collaboratifs.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
