Le registre du personnel est un document permettant à l’Etat de contrôler la transparence des emplois dans le monde de l'entreprise. Dans la suite de cet article, vous découvrirez tout ce qu'il faut renseigner à ce registre, sa confidentialité, les particularités qui créent de confusions et bien d'autres éléments essentiels à savoir sur ce document.
Que doit-on inscrire dans le registre du personnel ?
Il est inscrit au registre du personnel d'une entreprise, l'ensemble des détails professionnels et personnels des salariés sous forme de mentions obligatoires et spécifiques. Au nombre des mentions obligatoires, on distingue : nom et prénom (s), nationalité, sexe, date et lieu de naissance, emploi occupé, qualification, date d'entrée (date d'intégration), date de sortie et type de contrat de travail (Cdi/Cdd). En revanche, il faut y ajouter, pour les cas de salariés étrangers non européens, "type et numéro d'ordre du titre portant autorisation de travail". De même, d'autres mentions spécifiques comme : salarié temporaire/salarié à temps partiel, nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire, mise à disposition par un groupement d’employeurs sont à inscrire au registre.
Qui a accès au registre du personnel ?
Au sein de l'entreprise d'une part, deux (2) responsables peuvent avoir accès total au registre du personnel. Il s'agit de l'employeur, qui peut déléguer ce pouvoir au Directeur des Ressources Humaines. Quid des salariés ? Bien sûr qu'ils ont aussi accès au registre du personnel. Mais à la différence des responsables cités précédemment, chacun des salariés a un droit d'accès au registre limité à ses informations personnelles (pour lui et rien que pour lui). D'autre part, le Code du travail en son article L1221-15 oblige l'entreprise à mettre son registre du personnel à la disposition de trois (3) catégories d'autorités : les Agents de l'inspection du travail et les agents de l’Urssaf en mission de contrôle, puis les élus en cas de litiges.
Comment tient-on le registre du personnel ?
Un registre du personnel bien tenu, c'est celui-là qui présente dans l'ordre chronologique de leur survenue, l'ensemble des renseignements sur le parcours des salariés au sein de l'entreprise. La seule exception est faite au salaire et ses substituts : ils relèvent plutôt du livre de paie. Depuis l'embauche par l’employeur, jusqu'à la fin du contrat en passant par les probables intermédiaires comme l'envoi en formation, tout doit être retracé dans la plus grande cohérence. Toutes les catégories de travailleurs de l'entreprise doivent être enrôlées, y compris les salaries de nationalité étrangère, les stagiaires, les personnes volontaires en service civique et les travailleurs à domicile. De même, les modifications du type de contrat du salarié doivent être mentionnées à chaque fois sur une nouvelle ligne du registre avec les informations afférentes. En gros, l'actualisation du registre du personnel se fait de manière automatique pour ne pas être bâclée par la suite à cause d'une insuffisance de renseignements. La non mise à jour d'un registre du personnel peut être punie d'une amende de 750 € par salarié concerné suite à un contrôle de l'Urssaf ou du CSE. Par ailleurs, les informations du salarié doivent être sauvegardées pendant au moins 5 ans après sa sortie de l’entreprise.
Comment enrôler au registre du personnel les travailleurs détachés ?
Les employeurs se perdent souvent sur l'obligation ou non d'intégrer au registre du personnel, des travailleurs qui ne relèvent pas de leur etablissement, mais qui y travaillent en détachement. En effet, la procédure de détachement d'une société à une autre est subordonnée au remplissage d'une déclaration portant détachement auprès de l'inspection du travail. Par conséquent, toute entreprise qui accueille des salariés détachés a l'obligation d'annexer une copie de ladite déclaration de détachement à son registre du personnel.
Pourquoi faire figurer les stagiaires et bénévoles au registre du personnel ?
Après la suppression du registre du personnel stagiaire, connu sous l'appellation « registre des stages », la loi du 10 juillet 2014 a rendu obligatoire l'enrôlement des stagiaires et autres personnes exerçant à titre bénévole ou volontaire au sein des entreprises. L'employeur a le devoir de veiller à ce que les renseignements obligatoires ci-après soient consignés au registre du personnel pour chaque stagiaire :
- nom et prénom (s) ;
- nom et prénom du tuteur de stage ;
- période de stage ;
- tous les évènements marquants son parcours professionnel.
Un registre du personnel informatique est-il autorisé ?
Autrefois, la version papier était la seule forme de registre obligatoire utilisée pour la gestion du personnel. Mais la législation s'est adaptée aux récentes prouesses du numérique. Ainsi, l'entreprise peut décider, conformément aux articles L1221-14 et D1221-27 du code de travail, de tenir à la place du registre du personnel en papier, un registre numérique du personnel. Toutefois, la loi impose certaines conditions :
- une tenue immédiate : la digitalisation du registre de gestion du personnel doit garantir une spontanéité de remplissage, tout autant que la version papier ;
- saisie indélébile : le logiciel de gestion de personnel doit être programmé de sorte à s'opposer aux rectifications de données déjà enregistrées, tout en restant simple et très pratique.
En outre, l'entreprise devra adresser en amont à l'inspection du travail, une requête motivée portant modification du support de gestion du personnel, avec en annexe l'avis écrit des délégués de personnel.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
