La facture est sans aucun doute l’un des documents de comptabilité le plus important. Sa rédaction est soumise à des obligations que l’entreprise doit obligatoirement respecter. Il y a des termes légaux et des mentions qui doivent apparaître sur une facture de doit. Il faut savoir qu’une facture HT ou avec TVA a une valeur juridique. Le non respect des obligations liées à une facturation ou encore un retard de règlement peut engendrer des pénalités.
Tout savoir sur la facture de doit
Toute société devra obligatoirement se référer aux obligations en matière de compte. Toutes les factures émises par une société disposent d’une valeur commerciale et fiscale. En comptabilité, il y a des règles applicables pour qu’une facturation puisse être valable.
Qu’est-ce qu’une facture de doit ?
Elle se présente comme une preuve d’une opération de vente réalisée entre une entreprise, un client ou un fournisseur. Elle a une valeur juridique importante et peut avoir différentes fonctions : transaction financière, justificatif comptable ou justificatif de paiement. La facture doit être remise au moment de la livraison de la marchandise. La société ou le fournisseur peut aussi remettre à son client la facture au moment de la signature du contrat. La facturation peut aussi être éditée à la fin de l’exécution de la prestation de services. Pour tous les achats réalisés, les acheteurs doivent toujours réclamer une facture.
S’agit-il d’une obligation ?
Oui, l’émission d’une facture est obligatoire en France pour toute opération de vente ou d’exécution de prestations de services entre les professionnels. Contrairement à ce que beaucoup de gens pensent, les factures sont aussi exigées lors d’une vente à distance par correspondance entre un client, une entreprise et un fournisseur. Quel que soit le statut d’une entreprise, elle est concernée par les obligations en termes de facturation : SARL, EURL, SASU, SAS, EIRL, SASU, etc. Pour les ventes de marchandises à un particulier, la facture ne s’émet qu’à la demande du client. Le client exige souvent la facture de doit pour réclamer des livraisons exonérées de TVA.
Quel est le délai de conservation d’une facture ?
Que la facturation soit éditée en montant HT ou en TTC, sous format électronique ou sous format papier, le délai de conservation est de 10 ans. Pendant cette période, les factures peuvent servir de pièces justificatives en comptabilité ou dans les procédures fiscales.
Facturation : les mentions obligatoires
Les factures établies par une entreprise doivent comporter certaines mentions légales dont la dénomination de l’entreprise et de son client :
- Siège social
- Numéro d’identification
- TVA
- Type de registre
- Capital
Puis, une facture doit toujours comporter une date d’émission et avoir un numéro pour l’identifier par rapport aux autres factures. Il est aussi important qu’elle mentionne le montant qu’un client doit payer, que ce soit en HT ou en TTC avec un TVA ou autres taxes. À noter qu’une facturation ne comporte pas toujours un taux de TVA. Il se peut qu’elle soit exonérée de TVA. Une facture doit être détaillée avec les informations sur la vente incluant les détails sur les produits et services. Il faut qu’il y ait une désignation et un montant unitaire. Il faut aussi intégrer les éventuelles réductions ou majorations et les taxes et TVA en sus. Les fournisseurs doivent inclure les conditions de vente et d’achat, mais surtout les conditions de paiement : délai de paiement et taux d’escompte applicable. Si le délai inscrit dans la facturation n’est pas respecté, un taux de pénalités de retard peut être demandé par les fournisseurs. Ces derniers peuvent aussi réclamer aux clients ou à l’entreprise des frais de recouvrement.
Les sanctions pour non respect des obligations
Si la facturation ne respecte pas les règles et qu’elle n’est pas valable, des sanctions s’appliquent. Celles-ci se résument à une amende fiscale dont le montant de la transaction de vente ou d’achat. L’amende peut être réduite à 5 % du montant de la facture si on a comptabilisé l’opération. Il faut aussi savoir que l’amende est plafonnée à un montant de 375 000 euros ou 37 500 euros si l’exercice est comptabilisé. L’entreprise peut aussi se soumettre à une amende pénale de 75 000 euros et un refus du droit à déduction de TVA.
Qu’en est-il d’une facture d’avoir ?
Suite à un événement qui est survenu après l’émission de la facture, une facture d’avoir peut être établie. Cette facture d’avoir comptabilité peut être créée au cas où il y a un retour de marchandises ou bien une erreur a été trouvée sur la facture de doit. L’avoir peut aussi être édité si le client obtient un escompte en réalisant un paiement anticipé. La facture d’avoir doit comporter les références de la facture de doit, le montant HT et avec TVA correspondant ainsi qu’une mention « avoir ».
Comment se présente une facture de doit ?
Pour être valable et éviter une amende, une facture devrait comporter quelques mentions obligatoires. Avant toute chose, la facture doit avoir un numéro et une date d’émission. Il faut aussi que les informations sur le vendeur et l’acheteur soient présentes : adresse, structure juridique, raison sociale ou numéro Siren. La facture doit également comporter un montant total en HT et avec TVA. Les produits et les services vendus doivent aussi figurer en détail sur la facture de doit.
Quelle est la différence entre la facture de doit et la facture d'avoir ?
Ce type de facture apporte des renseignements sur le montant que le client doit au fournisseur. Elle doit mentionner le montant qu’elle lui doit en hors-taxe, mais aussi le net à payer. En revanche, la facture d’avoir est une facture émise pour annuler ou corriger une facture enregistrée. Elle comporte tous les éléments obligatoires dans une facture classique. Mais elle doit aussi faire référence à la facture qui a été annulée ou corrigée.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
