Avec le monde qui se digitalise, l’utilisation des outils numériques dans le monde des affaires prend de plus en plus d’ampleur. L’automatisation des tâches est plus efficace, rapide et améliore ainsi la productivité de l’équipe. La transformation numérique devient ainsi un processus incontournable pour les entreprises qui souhaitent évoluer et être concurrentielles. Il est cependant important de choisir les matériels adéquats pour plus d’efficacité et pour maximiser les avantages.
C'est quoi la digitalisation numérique ?
La digitalisation numérique est un processus transformant les processus traditionnels tels que les objets, les outils en des codes informatiques, et plus précisément des technologies pour être plus performants. Elle est née de l’évolution de la technologie, notamment de l’internet et de l’informatique. C’est ainsi qu’a vu naître l’e-mail pour remplacer les courriers, les caisses numériques, les paiements électroniques, etc.
Elle se distingue de la numérisation par le fait que cette dernière se limite à la reconversion des fichiers et des données en des formats numériques pour garantir le stockage des informations. Elle convertit des données physiques en numériques. Tandis que la digitalisation utilise les données et les informations numérisées pour les optimiser.
La digitalisation est un levier de compétitivité.
Dans le contexte actuel, la digitalisation joue un rôle capital au sein des entreprises, car elle leur permet d’être plus compétitives sur le marché. Ces outils technologiques permettent de se démarquer de la concurrence, de comprendre leur stratégie et de s’y aligner ou de s’améliorer. De même, ils permettent de mieux comprendre les besoins de la clientèle et ainsi de mieux les répondre.
Quels sont les impacts de la digitalisation sur les entreprises ?
La digitalisation des entreprises apporte des changements organisationnels importants et impacte aussi bien le processus interne qu’externe. Celle-ci améliore l'efficacité opérationnelle en améliorant la collaboration et en réduisant les coûts par exemple.
La digitalisation améliore l'efficacité opérationnelle.
La digitalisation améliore le processus opérationnel au sein de l’entreprise et apporte de nombreux avantages aux entreprises.
- Une réduction des coûts des opérations : elle permet une réduction considérable des coûts des opérations. Les logiciels actuels libèrent de l’utilisation des équipements hardware qui sont à la fois coûteux et demandent beaucoup d’espace de stockage.
- Une communication et une collaboration améliorées : les plateformes digitales améliorent la communication aussi bien entre les collaborateurs qu’avec les clients. Elles simplifient les échanges d’informations et permettent d’être plus proches des clients et de renforcer leur confiance.
- Une hausse de la productivité : grâce à l’automatisation, les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher ou à intégrer des informations, ce qui augmente considérablement la productivité.
Quels outils numériques sont essentiels pour améliorer la productivité d'une entreprise ?
Plusieurs outils numériques sont à la disposition des entreprises et sont incontournables. Voici quelques exemples.
- Les outils d’automatisation : appelés également les logiciels métiers, ils facilitent les tâches et permettent un gain de temps considérable. Ils permettent entre autres d’envoyer des e-mails automatiques, de créer des alertes, de sauvegarder des données, etc.
- L’intranet : connu surtout pour faciliter l’accès et le partage des informations et améliore ainsi la productivité de l’équipe.
- Le logiciel de visioconférence : cet outil est devenu incontournable pour les sociétés. Il permet d’organiser des réunions entre les collaborateurs depuis n’importe où.
- Le logiciel de gestion du temps : ils permettent de mieux gérer le temps, d’éviter les voleurs de temps, de mieux s’organiser et d’être ainsi plus productif.
- Les solutions de stockage de données : elles permettent de partager les informations entre les collaborateurs plus facilement et rendent les accès plus simples.
Comment choisir les outils numériques adaptés à mon entreprise ?
Pour choisir les outils numériques correspondants à son entreprise, plusieurs critères doivent être pris en considération :
- La simplicité d’utilisation : pour faciliter le travail, il est conseillé de choisir ceux dont la manipulation est facile pour que chaque collaborateur puisse s’y adapter rapidement.
- L’adéquation avec les outils existants : il est important qu’ils conviennent aux outils existant pour un gain de temps et une utilisation plus simple et fluide.
- La fiabilité : il est essentiel pour vérifier son efficacité et sa rapidité. Il faut pour ce faire consulter les avis laissés par les utilisateurs sur les différents sites.
- L’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise : pour être efficace et fournir les résultats attendus, il est essentiel que les outils choisis correspondent aux visions de la société.
- Les évolutions : optez pour ceux qui sont mis à jour régulièrement. Ils s’adaptent mieux au changement et aux contextes.
L'adéquation aux besoins spécifiques est cruciale.
Pour une efficacité assurée, il est capital de bien choisir les outils compatibles avec l’entreprise. Pour ce faire, il faut analyser les besoins de cette dernière, analyser les différentes efficacités et s'assurer qu’ils sont en adéquation avec les systèmes existants.
Les outils de gestion de projet facilitent la coordination.
Pour une meilleure gestion des projets, plusieurs outils numériques adaptés sont disponibles comme Monday, Trello, Wrike, etc. Ils permettent de mieux planifier les projets, de faire un suivi en temps réel de leur avancement, de simplifier la répartition et d’avoir une traçabilité des communications effectuées.
Quels critères prendre en compte pour évaluer la performance des outils numériques utilisés par une entreprise ?
A l’heure où la concurrence est rude, mesurer l’efficacité de sa stratégie digitale est indispensable. Il vise à évaluer l’engagement des collaborateurs, l’efficacité opérationnelle ainsi que l’engagement des clients.
Il existe plusieurs indicateurs clés de performance ou KPI à surveiller et plusieurs méthodes à utiliser pour mesurer l’efficacité d'un outil numérique. Il s’agit entre autres de Google Analytics, du coût d'acquisition client et du taux de conversion en ligne.
L'analyse des retours sur investissement est essentielle.
Bien évaluer le ROI pour justifier l’investissement dans un outil numérique est d’une importance capitale. Cela permet d’abord de vérifier si les outils utilisés sont adaptés et s’alignent aux objectifs, et de les ajuster le cas échéant.
Les retours positifs permettent par ailleurs d’orienter les décisions futures et surtout d’avoir l’approbation des responsables.
L’utilisation des outils numériques est bénéfique pour les entreprises. Elle leur permet de suivre les évolutions et ainsi de mieux répondre aux clients et d’être plus concurrentiel sur le marché. Cependant le choix des stratégies et outils à utiliser doit être mûrement réfléchi et suivi d’une évaluation continue de leur impact. Il faut entre autres qu’ils s’alignent aux objectifs de la société, qu’ils soient fiables et faciles à utiliser.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
