Le comité de pilotage définition : de quoi s'agit-il ? à quoi sert-il ? qui y participe et à quelle fréquence cela est utile ? Un projet, ça doit être piloté, ça vous le savez, et un chef de projet est là pour ça, mais un projet fait souvent intervenir de nombreuses parties prenantes dans l'entreprise. Il doit également être en lien avec la stratégie de l'entreprise. Normalement, on ne lance pas un projet pour se faire plaisir, en tout cas, pas uniquement, mais avec des objectifs bien précis ! Il faut donc que l'entreprise, les parties prenantes et les décideurs puissent avoir une visibilité sur le projet. De plus, lors des réunions en entreprise, certaines décisions dans le travail n'appartiennent pas aux chefs de projets ; tels que certains jalons du comité de pilotage ou bien à l'augmentation du budget. C'est en partie pour cela que le comité de pilotage projet dans la gestion d'entreprise existe et est important dans la gestion d'entreprise. Par contre, une chose très importante ; chaque projet et chaque présentation sont uniques, et donc, chaque projet doit disposer de son propre comité de pilotage. Ainsi, ses participants ou sa fréquence de réunions seront parfaitement adaptés aux besoins du projet ou du client.
Quel est le rôle du comité de pilotage ?
Les rôles principaux du comité de pilotage nécessitent une organisation idéale mais peuvent varier d'une entreprise à une autre. Vous allez découvrir comment analyser, décrypter et démystifier tout ce qui vous parait compliqué dans l'informatique, le digital, les projets, ou même dans votre quotidien. Le comité de pilotage d'un projet dans la gestion d'entreprise, c'est un outil stratégique pour la prise de décision et l'avancement des projets.
Toutefois, il garde un rôle de décision sur les éléments impactant :
- Les décisions budgétaires, décisions liées au planning si celles-ci génèrent un décalage des jalons principaux.
- Les décisions liées aux périmètres si celui-ci doit être modifié en cours de projet par exemple.
- Les décisions liées aux ressources disponibles, qu'il s'agisse de ressources techniques mais également de ressources humaines.
Un outil stratégique pour la prise de décision et le suivi des projets
Le rôle du comité de pilotage, comme son nom l'indique, a pour rôle de piloter et suivre l'avancement du projet, et cette mission est de base confiée au chef de projet. Le comité est également en capacité d'arbitrer des choix quant au projet, c'est le chef de projet qui doit remonter l'ensemble des éléments à arbitrer auprès du comité de pilotage. Il est donc important que le chef de projet ne cache pas, volontairement ou non, des éléments au comité de pilotage. Le comité de pilotage doit s'assurer de l'avancement du projet au travers d'indicateurs mis en place en amont du projet, et maintenu à jour par le chef de projet. Cela lui permet de détecter d'éventuelles dérives sur le projet.
Quelles sont les personnes qui constituent le COPIL ?
Le Copil, c'est le comité de pilotage. Mais alors, qui participe au Copil ? La réponse à cette question peut varier d'une société à une autre, d'un projet à un autre, et même au sein d'un même projet, d'une réunion à une autre. En effet, des experts particuliers peuvent intervenir en fonction des sujets à débattre. Dans tous les cas, les participants seront le sponsor du projet, si le sponsor n'est pas décideur, il y aura donc un décideur de la direction générale. Les représentants des directions métiers pour qui le projet est mis en place doivent aussi être présents ainsi que le directeur de projet, et bien sûr le chef de projet.
Des acteurs clés pour une gestion optimale
On pourra ajouter en fonction du contexte et de l'ordre du jour des acteurs clés pour une gestion optimale du projet. Des experts techniques, des experts fonctionnels, des utilisateurs, des représentants ou des prestataires qui interviennent éventuellement sur le projet peuvent être présents. Certaines entreprises n'aiment pas que les prestataires participent au Copil sous prétexte que certaines décisions stratégiques n'ont pas à être connues du prestataire, mais il est conseillé de mettre autour d'un Copil toutes les parties prenantes pour éviter toute déperdition d'informations.
Comment mettre en place un comité de pilotage ?
Pour mettre en place un comité de pilotage, il est nécessaire de faire une sorte de réunion préventive régulière pour préparer le Copil. Sachant que dans le Copil, il y a plusieurs membres composés des directeurs, ça demande beaucoup de préparation pour anticiper principalement les risques de dissensions ou des risques de manque de cohérence. Cela permet aussi de travailler sur les enjeux tactiques du projet car il y aura des décisions et des orientations à prendre en permanence. Le comité de pilotage peut se tenir à une fréquence d'une fois par mois ou tous les deux mois, car bien évidemment il ne faut pas tomber dans l'excès, tout est question de flexibilité.
Un processus méthodique et structuré
L'équipe dans un comité de pilotage comprend un sponsor, des managers, l'équipe projet et le chef de projet qui va faire avancer tous les éléments qui permettent d'atteindre les objectifs du projet, c'est le chef de projet qui va mettre en place le Copil car il doit faire des rapports et présenter l'avancement de son projet. Le sponsor quant à lui est comme un arbitre qui va prendre les décisions, il a généralement une bonne expérience et une bonne vision pouvant aider à sortir des difficultés du projet.
Quelles sont les compétences nécessaires pour faire partie d'un comité de pilotage ?
Pour faire partie du comité de pilotage, il faut déjà être un dirigeant dans l'entreprise. Manager, directeurs, chef de projet principalement, mais il faut surtout une grande confiance et une grande compréhension mutuelle entre le chef de projet, le sponsor et les directeurs car c'est une équipe qui doit travailler dans l'intérêt de la réussite du projet.
Entre expertise technique et aptitudes managériales
Un facteur crucial et à fort enjeu est d'avoir une excellente relation tactique et stratégique entre le chef de projet et le sponsor. L'importance d'un comité de pilotage dans une entreprise moderne permettra de faire avancer les projets de la société. Mettre en place ce système de gestion va tout simplement vous permettre d'optimiser la performance de votre entreprise.
Conférencier,
Expert en droit des affaires
